Egy látogató végre eljutott a weboldaladon odáig, hogy írjon neked. Ha ekkor egy hosszú, bizonytalanul működő vagy mobilon nehezen kitölthető űrlap fogadja, könnyen elveszítheted a megkeresést. A kérdés tehát nem pusztán az, hogyan készíts kapcsolatfelvételi űrlapot, hanem az, hogyan legyen belőle valódi üzleti lehetőség.
Egy jó űrlap nem látványos elem. Nem is kell annak lennie. A feladata egyszerű: rövid úton összekötni az érdeklődőt a vállalkozásoddal, miközben elég információt ad neked ahhoz, hogy érdemben válaszolhass. Ehhez tiszta kérdések, egyértelmű következő lépés és megbízható technikai működés szükséges.
Először azt tisztázd, mire kell az űrlap
A kapcsolatfelvételi űrlap célja vállalkozásonként eltér. Egy könyvelőnek lehet, hogy elég a név, az e-mail-cím és a rövid kérdés. Egy esküvői szolgáltatónak már fontos lehet az esemény dátuma, helyszíne és várható létszáma is. Egy felújítással foglalkozó cégnek pedig a munka típusa és a település segít felmérni, hogy releváns-e a megkeresés.
Ezért ne egy általános sablonból indulj ki. Gondold át, milyen adat nélkül nem tudsz hasznos első választ adni. Minden más kérdés ráér később, telefonon vagy személyes egyeztetésen. Az első kapcsolatfelvételnek nem kihallgatásnak, hanem könnyű belépési pontnak kell lennie.
A túl kevés mezőnek is lehet hátránya. Ha minden érdeklődőnek külön kell visszaírnod az alapinformációkért, lassul az ügyintézés. A jó megoldás általában az, hogy az űrlap csak a döntéshez szükséges adatokat kéri be, de a szolgáltatásodhoz igazítva.
Hogyan készíts kapcsolatfelvételi űrlapot lépésről lépésre
1. Kérj csak valóban szükséges adatokat
Egy általános üzleti kapcsolatfelvételi űrlaphoz rendszerint elegendő a név, az e-mail-cím vagy telefonszám, valamint egy üzenetmező. Ha indokolt, ehhez jöhet még egy legördülő mező, például az érdeklődés témája vagy a kért szolgáltatás típusa.
A telefonszámot nem mindig szükséges kötelezővé tenni. Vannak érdeklődők, akik szívesebben kezdenek e-mailben, különösen akkor, ha még csak tájékozódnak. Ha a gyors telefonos egyeztetés alapvető része a folyamatodnak, kérd be, de mondd el röviden, mire használod: például azért, hogy egy rövid visszahívással pontosítsátok az igényt.
Kerüld az olyan mezőket, amelyeknek nincs közvetlen szerepük a kapcsolatfelvételben. A teljes cím, az adószám vagy a részletes céges adatok bekérése az első üzenetnél általában indokolatlanul nagy kérés. Minél több személyes adatot kérsz, annál nagyobb bizalmat kell előtte felépítened.
2. Írj emberi nyelvű mezőfeliratokat
A mezők elnevezése legyen egyértelmű. A Név, E-mail-cím és Üzenet mindenki számára azonnal érthető. Nem kell kreatív címkékkel lassítani a kitöltést.
Az üzenetmezőben segíthet egy rövid útmutatás. Például: Írd meg pár mondatban, miben segíthetünk. Ez sokkal használhatóbb válaszokat hozhat, mint az üres mező. Ha ajánlatkérésről van szó, kérheted azt is, hogy írja le az érdeklődő a projekt fő célját vagy a kívánt határidőt.
A kötelező mezőket világosan jelöld. Ne csak akkor derüljön ki a hiányzó adat, amikor valaki már elküldte volna az űrlapot. A hibaüzenetek is legyenek konkrétak: az Adj meg érvényes e-mail-címet többet segít, mint a rövid és bizonytalan Hiba felirat.
3. A gomb szövege mutassa a következő lépést
Az Elküdés gomb működik, de nem mond sokat. Ha a helyzethez illik, használhatsz pontosabb feliratot, például Ajánlatot kérek, Visszahívást kérek vagy Elküldöm az üzenetet.
Itt sem érdemes túlígérni. Ne írd azt, hogy Azonnali ajánlatot kérek, ha valójában egy-két munkanapon belül válaszolsz. A korrekt ígéret bizalmat épít. Az űrlap alatt vagy az elküldés utáni üzenetben jelezd, mikorra várható válasz: például Egy munkanapon belül jelentkezünk.
4. Készíts megnyugtató adatkezelési tájékoztatást
Egy kapcsolatfelvételi űrlapon személyes adatokat gyűjtesz, ezért az adatkezelésről nem szabad megfeledkezni. Legyen az űrlap közelében rövid, érthető tájékoztatás arról, hogy az adatokat kizárólag a megkeresés megválaszolására használod.
Ha hozzájárulást kérsz, például hírlevélküldéshez, azt külön jelölőnégyzetben kérd. A kapcsolatfelvétel ne legyen automatikusan marketingfeliratkozás. Ez nemcsak tisztább helyzetet teremt, hanem az érdeklődő számára is megnyugtatóbb.
5. Tervezd mobilra is, ne csak asztali gépre
Sok érdeklődő telefonról nézi meg a weboldaladat, majd ugyanott tölti ki az űrlapot. Mobilon különösen zavaróak a túl kicsi mezők, a nehezen érinthető jelölőnégyzetek és a hosszú, egy sorba zsúfolt kérdések.
A mezők inkább egymás alatt helyezkedjenek el, jól olvasható feliratokkal. Az e-mail-mező nyissa meg az e-mailhez való billentyűzetet, a telefonszám mezője pedig a számbillentyűzetet. Ezek apró részletek, mégis gyorsabbá és kevésbé hibássá teszik a kitöltést.
Érdemes azt is ellenőrizni, hogy a küldés után a visszaigazoló üzenet valóban látható-e mobilon. Ha az oldal csak visszaugrik a tetejére, vagy nem ad egyértelmű jelzést, az érdeklődő nem fogja tudni, sikerült-e elküldenie az üzenetet.
Hova kerüljön az űrlap a weboldalon?
A kapcsolatfelvételi oldal alapvető, de sok esetben önmagában kevés. Ha valaki egy konkrét szolgáltatásodról olvas, jó eséllyel ott szeretne kérdezni vagy ajánlatot kérni. Ezért a szolgáltatásoldal végén is érdemes egy rövid kapcsolatfelvételi lehetőséget adni.
Nem kell minden oldalon ugyanazt a teljes űrlapot megjeleníteni. Egy rövid gomb, amely a kapcsolat oldalra visz, sok helyzetben elég. Ha azonban egy adott szolgáltatásnál gyakoriak a célzott megkeresések, az oldalon elhelyezett rövid űrlap csökkentheti a felesleges kattintásokat.
A hely kiválasztásánál az érdeklődő szándéka a fontos. Előbb kapjon választ arra, mit kínálsz, kinek való és hogyan dolgozol. Utána természetes lesz a kapcsolatfelvétel. Egy túl korán felugró űrlap inkább megszakítja az olvasást, mintsem segíti a döntést.
Amit élesítés előtt mindenképp tesztelj
Egy szép űrlap sem ér semmit, ha az üzenetek nem érkeznek meg. Mielőtt publikálod az oldalt, küldj próbaüzenetet több eszközről és több e-mail-címről. Nézd meg azt is, mi történik hiányosan vagy hibás e-mail-címmel kitöltve.
Ezt a négy pontot érdemes végigvenni:
- Megérkezik az üzenet a megfelelő e-mail-fiókba, és nem a levélszemét mappába kerül.
- Az érdeklődő egyértelmű visszaigazolást kap a sikeres küldésről.
- Mobilon is kényelmesen kitölthető minden mező és használható a küldés gomb.
- A kötelező mezők, a hibaüzenetek és az adatkezelési tájékoztatás érthetően működnek.
Ha automatikus válaszüzenetet is küldesz, az legyen rövid és valós. Köszönd meg a megkeresést, jelezd a várható válaszidőt, és ha szükséges, írd le, mi lesz a következő lépés. Nem kell hosszú levél, hiszen a személyes válaszod úgyis többet számít.
Ne csak az űrlapot mérd, a minőségét is
Könnyű azt gondolni, hogy minél több beküldés érkezik, annál jobb az űrlap. Valójában a megkeresések minősége legalább ennyire lényeges. Ha sok az irreleváns üzenet, lehet, hogy nem az űrlappal van gond, hanem azzal, hogy a szolgáltatásoldal nem mondja el elég pontosan, kinek és miben tudsz segíteni.
Figyeld meg, milyen kérdések ismétlődnek az első megkeresésekben. Ha rendszeresen ugyanazt kell tisztázni, érdemes lehet ezt előre leírni az oldalon, vagy egy jól megválasztott mezővel rákérdezni. Ha viszont a kitöltők gyakran félbehagyják az űrlapot, vizsgáld meg, nem túl hosszú-e vagy nem kér-e túl sok személyes adatot.
Egy kapcsolatfelvételi űrlap akkor végzi jól a munkáját, ha nem áll közéd és az érdeklődő közé. Legyen egyszerű, pontos és technikailag megbízható. Így amikor valaki készen áll arra, hogy felvegye veled a kapcsolatot, a weboldalad nem akadály lesz, hanem az első jó élmény a közös munkából.